Przyspieszenie przepływu danych, zwiększenie ich bezpieczeństwa i prostszy dostęp do informacji – to tylko niektóre zalety wdrożenia EDI.
EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli w tłumaczeniu na język polski elektroniczna wymiana danych wspomaga elektroniczny obieg dokumentów w firmie – cieszy się obecnie coraz większym powodzeniem.
Czym dokładnie jest EDI? Jakie ma zastosowanie? Jak można wdrożyć go w swojej firmie?
Na czym polega elektroniczna wymiana dokumentów?
Elektroniczna wymiana dokumentów bazuje na automatycznej wymianie danych pomiędzy różnymi systemami komputerowymi z wykorzystaniem określonych formatów komunikatów.
Komunikatami EDI określa się techniczną metodę zapisu komunikacji pomiędzy dwiema stronami. Komunikaty te mogą być wymieniane zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz przedsiębiorstwa niezależnie od oprogramowania wykorzystywanego przez użytkowników.
Dane zapisuje się zgodnie z międzynarodowymi standardami, które ściśle precyzują format przesyłanych dokumentów.
Elektroniczna wymiana danych nie wskazuje jednak na sposób przesyłania komunikatów. W ramach EDI dane te najczęściej są przekazywanepoprzez protokoły komunikacyjne. Najczęściej stosowane , AS2, OFTP2, OFTP, SFTP,. Dzięki temu elektroniczny obieg dokumentów w firmie wspiera eliminację papierowych dokumentów.
Za pomocą komunikacji EDI można przesyłać dokumenty
- faktury VAT
- faktury korygujące
- potwierdzenia zamówień
- awiza wysyłek
- i inne
Rozwiązania EDI wspierające elektroniczny obieg dokumentów w firmie mają bardzo szerokie zastosowanie w różnych branżach, łącząc ze sobą dostawców, klientów, firmy logistyczne, instytucje finansowe oraz wspierając tworzenie się pomiędzy nimi efektywniejszych relacji partnerskich.
Wymiana dokumentów elektronicznych z EDI – krok po kroku:
- użytkownik tworzy dokument w swoim systemie informatycznym w jego wewnętrznym formacie
- dokument jest automatycznie przesyłany do odbiorcy z wykorzystaniem komunikacji EDI i tłumaczony z wewnętrznego formatu nadawcy na format odbiorcy
- dostawca otrzymuje dokument w wewnętrznym formacie dopasowanym do jego systemu informatycznego
W rezultacie dzięki EDI możliwa jest wymiana różnych typów dokumentów pomiędzy firmami – każda otrzymuje przy tym dokument w swoim wewnętrznym formacie, co jest możliwe za sprawą standardów i komunikatów EDI. Pomija się zatem etap związany z przepisywaniem dokumentu i ręcznym wprowadzaniem go do systemu informatycznego odbiorcy.
Warto przy tym wskazać, że EDI nie jest rodzajem komunikatora czy sposobem wysyłki wiadomości (e-mail’i), ale to zautomatyzowane rozwiązanie służące do łatwiejszej wymiany danych między systemami informatycznymi, a nie bezpośrednio pomiędzy ich użytkownikami, wobec tego elektroniczny obieg dokumentów w firmie nie wymaga wtedy zaangażowania pracowników.
Korzyści wynikające z wdrożenia EDI:
- zastąpienie tradycyjnych dokumentów papierowych dokumentami elektronicznymi,
- ograniczenie prac administracyjnych,
- efektywniejsza komunikacja i poprawa relacji z partnerami biznesowymi,
- skrócenie czasu przetwarzania dokumentów,
- zmniejszenie kosztów, w tym związanych z wydrukiem, pakowaniem, wysyłką,
- optymalizacja procesów w łańcuchu dostaw,
- zwiększenie bezpieczeństwa dokumentacji.
W związku z powyższymi korzyściami elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest obecnie tak popularny na całym świecie i na korzystanie z technologii EDI decyduje się coraz więcej przedsiębiorców.
W jaki sposób wdrożyć EDI w firmie?
Obecnie EDI dostępne są także w Polsce. Klienci chcący wspierać elektroniczny obieg dokumentów w firmie mogą skorzystać z kilku specjalistycznych rozwiązań wspierających elektroniczną wymianę danych.
Jedną z firm dostarczających rozwiązania w dziedzinie EDI jest firma Edison SA, która za sprawą swojego wieloletniego doświadczenia zapewnia klientom kompleksowe wsparcie we wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Gwarantując pomoc dotyczącą integracji technologii EDI z procesami biznesowymi w firmie
Najnowsze komentarze