Spotkania z klientami to ważne wydarzenia w firmie, które mogą wpłynąć na umocnienie rangi swojej firmy i poprawę jej wizerunku. Ważne, jednak by nie popełnić gaf i nie zrazić do siebie gości. Oto zasady savoir-vivre’u w biznesie.

Organizowanie spotkań z klientami – dobre i złe praktyki

Niepisane zasady savoir-vivre’u, których przestrzega się podczas spotkań biznesowych  wystawiają swoistą wizytówkę nas samym i przedsiębiorstwu. Czasami okazuje się, że ich znajomość otwiera drogę nowym kontaktom i możliwościom rozwoju, lepszej pracy i atrakcyjniejszym kontaktom handlowym.

Przede wszystkim, podczas organizacji spotkania z klientami warto od razu wybrać godzinę, na jaką możemy dotrzeć. To ważne, by nie zniszczyć swojego wizerunku jeszcze przed spotkaniem. Jeśli obawiamy się o korki na drodze – warto wyjechać znacznie wcześniej, by ewentualnie poczekać w umówionym miejscu, niż narazić się na negatywną ocenę osoby, z którą jest się umówionym. Jeśli wydarzy się nagła i awaryjna sytuacja – wówczas zawsze należy zadzwonić i przeprosić za niemożliwość spotkania. Absolutnie nie powinno się tego robić SMS-em.

Obsługa spotkań biznesowych – jak nie popełnić gafy?

W trakcie ważnych spotkań należy przyłożyć dużą wagę do ubioru. Stosowanie zasad dress code’u świadczy nie tylko o tym, że poważnie podchodzimy do pełnionej przez nas funkcji, ale również o tym, że szanujemy osobę lub osoby, z którymi się spotykamy. Strój wyraża opinię o firmie, a jeśli chcemy, by traktowano nas poważnie i zależy nam na kontaktach handlowych – znajomość dress code’u jest niezbędna. Profesjonalny wygląd staje się już standardem, a brak stosowania się do niego może mieć negatywne następstwa zawodowe.

Idealna obsługa konferencji – 5 zasad dobrego zachowania

Oprócz przybycia punktualnie na spotkanie i właściwego stroju – ważne są też inne kwestie, na jakie zwraca się uwagę podczas spotkania. Warto je znać, by nie popełnić gafy w trakcie spotkań biznesowych z klientami i by nie zrazić ich do siebie. Oto kwestie, jakie warto stosować podczas każdego, ważnego spotkania w interesach:

1. Znajomość i stosowanie zasad mowy ciała

W trakcie ważnych spotkań biznesowych duże znaczenie ma nie tylko miła aparycja i fachowość, ale też właściwy język ciała, odwracanie się do rozmówcy podczas mówienia i nieunikanie kontaktu wzrokowego. Specjaliści do spraw wizerunku wskazują, że osoby, które unikają kontaktu wzrokowego podczas rozmowy wypadają nieprawdziwie i nie budzą zaufania. Z kolei podczas negocjacji warto być pewnym siebie, ale nie agresywnym. Zdecydowanie nie na miejscu są gesty np. zaciskania dłoni, które jednoznacznie kojarzą się z agresją. Nie należy również zakładać i krzyżować rąk, ponieważ gest ten kojarzy się z wycofaniem, a nie o to chodzi, kiedy chcemy zbudować relacje biznesowe i wynegocjować np. ważny kontrakt.

2. Klimat spotkania

To ważna kwestia, na którą mają wpływ wszyscy uczestnicy. Ważne jest indywidualne podejście do każdego z gości i miła aparycja. Nie powinno się stwarzać tzw. “gęstej” atmosfery, ponieważ wówczas nikt z gości nie czuje się komfortowo. W przypadku np. negocjacji ważne jest, by oprócz profesjonalizmu wykazać się również uprzejmością i grzecznością w stosunku do każdego z rozmówców.

3. Zadbanie o formalności

To sposób na pokazanie jak ważne jest dla nas samo spotkanie oraz osoby obecne na nim. I dlatego dużą wagę przykłada się do zaproszeń, materiałów informacyjnych, oznaczenia miejsc dla gości itp. Warto już na etapie przygotować do spotkania lub obsługi konferencji i przewidzieć możliwe scenariusze wydarzenia, by wiedzieć, jak zareagować w przypadku nieoczekiwanych wydarzeń i by nie popełnić gafy. Często to właśnie detale pokazują sposób podejścia organizatora i stosunek do gości, co może mieć wpływ na sukces spotkania i dalszą drogę zawodową.

4. Dobre wrażenie na start, czyli właściwe powitanie

Pierwszym i bardzo ważnym krokiem w kontakcie z innymi osobami, a zwłaszcza w trakcie obsługi spotkań biznesowych, jest powitanie. Ma istotne znaczenie, ponieważ wpływa na dalszy plan wydarzeń. Warto, zatem przywitać gości uprzejmie i profesjonalnie, nie omijając żadnego z nich i dziękując za przybycie. Nie należy „nastawiać się” z góry do rozmówców, zwłaszcza jeśli ich nie znamy, ponieważ czasami, nawet nieświadomie, nasza mowa ciała może wyrażać negatywne odczucia, co odczytają inni.

5. Wymiana wizytówek na koniec spotkania

Wymiana wizytówek to nie tylko sposób na pokazanie rozmówcy, że nie chcemy kończyć znajomości na jednym spotkaniu i podchodzimy do niego poważnie. To też okazja, by zachować kontakt i dane adresowe do danej osoby i przekazać jej własne. Warto to zrobić dyskretnie, na końcu spotkania, nie będąc ani zbyt nachalnym, ani zniechęconym.

W trakcie spotkań biznesowych nasz wygląd i zachowanie wiele mówi o przyszłych relacjach z kontrahentami, o samej firmie i podejściu do relacji handlowych. Dlatego warto zadbać o każdy szczegół ważnego spotkania i nie popełnić gaf, które wpłynęłyby negatywnie na dalsze relacje z partnerami biznesowymi i rozwój naszej kariery.

Autor wpisu:

Specjalista budowania MLM online ( marketingu sieciowego przez internet ). Współzałożyciel Grupy Marketingowej BB Elite Club. Szkolę w Akademii Nowoczesnego Marketingu GVO. Jestem tu by szkolić i pomagać naszym partnerom osiągnąć sukces.

http://wojciechwesolowski.pl/

(Visited 38 times, 1 visits today)