Bez względu na to, czy firma działa na skalę międzynarodową czy lokalnie, oraz czy jej siedziba zajmuje cały biurowiec w centrum lub jedno małe biuro, każdemu właścicielowi zależy na jednym: maksymalnych oszczędnościach finansowych przy minimalnym spadku efektywności. Kiedyś panowało przekonanie, że dobra jakość dużo kosztuje. Dzisiaj, dzięki innowacyjnym rozwiązaniom, w codziennym zarządzaniu biznesem ceni się przede wszystkim efektywność i ekonomię działania. W biurze jednym z nich jest optymalizacja kosztów druku, którą można z kolei usprawnić wprowadzeniem skutecznego oprogramowania i licznych aplikacji.

 

Czym jest oprogramowanie biurowe?

– Warto zaznaczyć, że w miarę upływu czasu oraz stopnia zaawansowania często to właśnie oprogramowanie staje się głównym wyznacznikiem decydującym o zakupie urządzeń do biura. W miarę rosnącej świadomości inwestorów pierwszym kryterium przy zakupie drukarki czy ksero nie są już ich możliwości eksploatacji, tylko te pozwalające na połączenie całego sprzętu w jeden sprawnie i ekonomicznie działający organizm – stwierdza Maciej Harmak, właściciel firmy Digital Solutions Dystrybucja Polska. Na rynku można spotkać się z bogatą ofertą firm proponujących wdrożenie nowoczesnych oprogramowań i aplikacji. W praktyce korzystanie z nich oznacza łatwe i szybkie zarządzanie wszystkimi urządzeniami biurowymi za pomocą komputera oraz szereg licznych udogodnień: m.in. szybszą wysyłkę dokumentów pomiędzy pracownikami oraz klientami zewnętrznymi, stałą kontrolę nad procesami drukowania czy kserowania, a nawet możliwość szybkiej zamiany dokumentów w pliki i ich wysyłkę do sieci.

Kiedy wprowadzić nowoczesne rozwiązania do swojego biura?

Oprogramowania i wszelkiego rodzaju aplikacje usprawniające jego działanie to najczęściej jeden ze skutków przeprowadzonego wcześniej audytu druku. To kilkuetapowy proces realizowany przez zewnętrzną firmę outsourcingową, którego efektem jest zwiększenie oszczędności oraz efektywności procesów druku. W pierwszej kolejności ustalane są związane z tym potrzeby poszczególnych działów firmy. Poza ogólnym rozpoznaniem środowiska drukowego dokonuje się szczegółowego badania dotyczącego ilości kserowanych i drukowanych dokumentów. Na podstawie tych informacji można wyciągnąć odpowiednie wnioski: specjaliści przedstawiają je właścicielowi firmy razem z proponowanymi rozwiązaniami. W optymalizacji kosztów druku indywidualne podejście do klienta to istotna sprawa: w każdej firmie zapotrzebowanie na druk, faksowanie czy kserowanie dokumentów przebiega inaczej w zależności od branży lub działu. W efekcie następuje zwiększenie lub zmniejszenie ilości urządzeń, wymiana ich np. na skuteczne urządzenia wielofunkcyjne oraz instalacja oprogramowania. W ramach optymalizacji kosztów druku warto zastanowić się także nad audytem aplikacji, aby dodatkowo zwiększyć efektywność dobrego oprogramowania. W jego ramach zyskamy wiedzę na temat opcji, które znacznie zwiększą komfort drukowania lub przesyłki plików. Niektóre aplikacje pozwalają nawet, w prosty sposób, zamienić dokument po zeskanowaniu w plik tekstowy; w ramach zakupu sprzętu i oprogramowania warto zapytać o takie dodatki sprzedawcę lub firmę przeprowadzającą audyt. – Dzięki wdrożeniu tych rozwiązań można w krótkim czasie zauważyć płynące z nich korzyści. Dotyczy to zwłaszcza oszczędności, które mogą sięgnąć nawet 30% w porównaniu do wcześniejszego braku zarządzania drukiem – podsumowuje Maciej Harmak, właściciel Digital Solutions Dystrybucja Polska.

 

 

Autor wpisu:

Specjalista budowania MLM online ( marketingu sieciowego przez internet ). Współzałożyciel Grupy Marketingowej BB Elite Club. Szkolę w Akademii Nowoczesnego Marketingu GVO. Jestem tu by szkolić i pomagać naszym partnerom osiągnąć sukces.

http://wojciechwesolowski.pl/

(Visited 85 times, 1 visits today)
Grupa Marketingowa PodstawyBiznesu