Prowadzenie firmy nie jest łatwe i wymaga od przedsiębiorcy i jego pracowników wielozadaniowości oraz doskonałej organizacji. Na szczęście rynek oferuje coraz więcej różnego rodzaju innowacyjnych narzędzi z branży IT, które mają za zadanie usprawnić nasze zarządzanie działalnością. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest automatyzacja firmy, na czym ona polega i jakie korzyści może nam przynieść.
Na początek warto określić, co nazywamy automatyzacją firmy.
Proces ten, nazywany także digitalizacją opiera się przede wszystkim na przenoszeniu zadań w firmie do systemu informatycznego. W ten sposób możliwe jest ograniczenie do minimum żmudnych czynności wykonywanych przez człowieka.
Jako przykład można podać tu chociażby zautomatyzowany obieg faktur, który wyeliminował konieczność ciągłego odbierania oraz przepisywania ręcznie tych dokumentów.
Z tego artykułu dowiesz się, czym jest automatyzacja firmy, na czym ona polega i jakie korzyści może nam przynieść.
Jakie główne korzyści przyniesie nam automatyzacja firmy?
Przede wszystkim uzyskamy większą kontrolę na wszelkimi zadaniami oraz zwiększymy efektywność pracy. W systemach używanych przy digitalizacji działalności użytkownicy na bieżąco mają dostęp do wykonywanych w firmie czynności i doskonale wiedzą, jak wygląda obecnie praca.
Ponadto jasne staje się, gdzie, przez kogo i w jakim momencie zadanie zostało wykonane, odebrane bądź przekazane dalej. System ten umożliwia dodatkowo wielostopniową akceptację, dlatego wszelkie dokumenty nie muszą być co chwilę przekazywane z rąk do rąk. Wszystko to sprawia, że znacząco poprawia się efektywność i komfort pracy, a jednocześnie nadzorujący ma nad nią większą kontrolę.
Kolejną zaletą digitalizacji firmy jest oszczędność czasu, ponieważ dzięki takim rozwiązaniom nie musimy wielokrotnie wykonywać czasochłonnych, monotonnych czynności. Wykonuje je za nas system, a my sami możemy wówczas zająć się czymś innym.
Poza tym system umożliwia także zmniejszenie liczby pracowników, co oznacza oszczędność dla firmy. Wdrożenie takich rozwiązań w naszej agencji pozwoliło nam obsługiwać ponad połowę więcej zleceń, bez konieczności powiększania zespołu – mówi właściciel firmy Carted.
Oszczędność ta będzie wynikać również z faktu, iż minimalizowane jest ryzyko popełnienia błędu przez pracownika, dlatego też inwestycja w odpowiedni system zwróci się bardzo szybko. Pieniądze te można przeznaczyć na przykład na działania marketingowe, które zresztą również stają się coraz bardziej zautomatyzowane, gdyż odbywają się w dużej mierze w Internecie, co dodatkowo oszczędza nasz czas.
Zautomatyzowana firma to także większy komfort dla pracownika.
Nie musi on szukać ciągle gubiących się dokumentów, kontrolować ich statusu czy ciągle ich przepisywać, bo zrobi to za niego system, on zaś skupi się na produktywnej części pracy. Wpłynie to więc na wygodę pracownika, ale także na lepsze funkcjonowanie i rozwój firmy.
Wspomniane wcześniej ewentualne błędy pracownika mają konsekwencje nie tylko w kontekście finansowym, ale również pod względem bezpieczeństwa. Wędrujące z biurka na biurko dokumenty z łatwością się gubią i zdarza się, iż wpadają w niepowołane ręce. Jeżeli natomiast obieg dokumentów będzie odbywać się w systemie, będą mieć do niego dostęp tylko uprawnione osoby.
Najnowsze komentarze