W przetargu nieograniczonym o wartości mniejszej od progów unijnych, wszczętym po 18 października 2018 r., w którym nie dopuszczono możliwości składania oświadczeń lub dokumentów przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, dokumenty lub oświadczenia, ale tylko wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentów, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Problem praktyczny
W przetargu nieograniczonym o wartości zamówienia poniżej progów unijnych, który został wszczęty po 18 października 2018 r., nie została dopuszczona możliwość składania dokumentów i oświadczeń przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z § 2 rozporządzenia ministra przedsiębiorczości i technologii z 16 października 2018 r. wybrane dokumenty lub oświadczenia składane powinny być w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Czy zobowiązanie podmiotu trzeciego w formie oświadczenia wykonawca powinien złożyć w oryginale, czy kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem i dołączyć je do oferty? Czy tylko oświadczenia znajdujące się w rozporządzeniu zmienianym w § 1 składać można w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (np. oświadczenie wykonawcy o rocznym obrocie, oświadczenie na temat wielkości średniego rocznego zatrudnienia)?
Czy oświadczenie o grupie kapitałowej i oświadczenie o niezaleganiu z opłaceniem podatków i opłat lokalnych można składać w postaci kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem? Czy wykonawca może podpisać ofertę nieczytelnie, złożyć parafkę bez pieczątki imiennej?
Rozwiązanie
Powyższe wynika z § 2 rozporządzenia ministra przedsiębiorczości i technologii z 16 października 2018 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Przepis ten dotyczy postępowań o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej od progów unijnych, wszczętych w okresie od 18 października 2018 r. do 31 grudnia 2019 r.
Dodatkowo wskazuje się w tym przepisie, że poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje w takiej sytuacji przez opatrzenie kopii dokumentu lub kopii oświadczenia, sporządzonych w postaci papierowej, własnoręcznym podpisem.
Zobowiązanie podmiotu trzeciego powinno być oryginalne
Jak wskazano wyżej, możliwość złożenia oświadczenia lub dokumentu w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem dotyczy tych oświadczeń i dokumentów, które są wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentów. Reguła ta nie dotyczy zatem zobowiązania podmiotu trzeciego, ponieważ nie jest ono wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentów. Wykonawca powinien złożyć je w oryginale i dołączyć do oferty, choć forma ta nie wynika wprost z przepisów ustawy Pzp.
Natomiast w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem wykonawca może składać wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentów np.:
- oświadczenie o rocznym obrocie,
- oświadczenie na temat wielkości średniego rocznego zatrudnienia,
- oświadczenie o grupie kapitałowej,
- oświadczenie o niezaleganiu z opłaceniem podatków i opłat lokalnych.
Podkreślić należy, że zasady dotyczące składania ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej od progów unijnych, wszczętych w okresie od 18 października 2018 r. do 31 grudnia 2019 r., określa art. 18a pkt 4 ustawy z 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1020 ze zm.).
Zgodnie z nim wykonawca składa ofertę, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jak podpisać ofertę
Odnośnie do tego, czy wykonawca może podpisać ofertę nieczytelnie, złożyć parafkę bez pieczątki imiennej, to wskazać należy, że w piśmiennictwie podpis własnoręczny definiowany jest jako językowy znak graficzny umieszczony na dokumencie. Powinien być umieszczony pod jego treścią oraz być skreślony trwałym sposobem, a więc atramentem lub tuszem, a nie ołówkiem lub innym nietrwałym materiałem.
Podpis powinien obejmować co najmniej nazwisko. Nie jest wymagane, aby podpis był czytelny. Podpis nieczytelny powinien jednak być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko, a zatem pełni funkcję identyfikacyjną. Nie jest wtedy bezwzględnie konieczna pieczęć imienna, jak to w praktyce się często zaleca.
Co więcej, ze stanowiska judykatury oraz piśmiennictwa wynika, że podpis może być skrócony, nie musi być czytelny, zatem pominięcie w nim pewnych liter nie musi świadczyć o podpisaniu się innym nazwiskiem, a jedynie o skorzystaniu z dopuszczalnej oraz stosowanej praktyki złożenia własnoręcznego podpisu w sposób skrócony, za pomocą techniki oddającej indywidualne cechy piszącego.
Pomijanie pewnych liter, zwłaszcza samej końcówki nazwiska, jest w praktyce obrotu prawnego powszechne. Wymaga się jednak, aby napisany znak ręczny – przy całej tolerancji co do stwarzał dla osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa.
W konsekwencji minimum wymagań koniecznych do uznania znaku pisarskiego za podpis jest to, aby wyrażał co najmniej nazwisko, umożliwiał identyfikację autora, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne (zob. np. wyrok Sądu Najwyższego z 27 kwietnia 2016 r., II CSK 518/15).
Z pytania nie wynika, jak w przedmiotowym przypadku wygląda parafka. Trzeba bowiem odróżnić pojęcie parafy od skrótu podpisu. Pierwsze w ścisłym tego słowa znaczeniu – jeśli chodzi o formę – oznacza znak ręczny składający się z inicjałów, drugie – skrócony podpis przez pominięcie niektórych liter w celu uczynienia go krótszym.
Parafę odróżnia od podpisu przede wszystkim funkcja. Parafa stanowi bowiem sposób sygnowania dokumentu, mający świadczyć o tym, że jest on przygotowany do złożenia podpisu. Nawet wówczas, gdy parafujący zamiast inicjałów zamieści na dokumencie swój pełny podpis, jego znak zachowa jedynie znaczenie przygotowania dokumentu do złożenia na nim podpisu.
O merytorycznym znaczeniu znaku i możliwości uznania go za podpis pod ofertą w ww. rozumieniu przesądzi zazwyczaj treść dokumentu, „wygląd parafki”, a nie sam fakt braku pieczęci imiennej.
Warto dodać, że przywołany w pytaniu przepis art. 10c ust. 2 ustawy Pzp dotyczy odstępstwa od użycia środków komunikacji elektronicznej (przy uwzględnieniu przepisów przejściowych i odsunięcia w czasie elektronizacji postępowań o wartości mniejszej od progów unijnych) w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości równej progom unijnym lub większej, wszczętych od 18 października 2018 r.
Podstawa prawna:
- art. 10c, art. 26 ust. 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1986),
- § 2 rozporządzenia ministra przedsiębiorczości i technologii z 16 października 2018 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. poz. 1993),
- art. 18a pkt 4 ustawy z 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1020 ze zm.).
Andrzela Gawrońska-Baran – radca prawny, doktor nauk prawnych, była wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, specjalistka ds. Pzp i autorka licznych profesjonalnych publikacji poświęconych problematyce zamówień publicznych, prowadzi specjalizującą się w zamówieniach publicznych Kancelarię AGB.
Najnowsze komentarze