Przez jaki okres i jakie dokumenty przechowywać? To pytanie najczęściej nurtuje przedsiębiorców. Aby uniknąć wpadki podczas kontroli dobrze jest zapoznać się z podstawowymi regulacjami prawnymi dotyczącymi archiwizacji dokumentów.
Dokumenty księgowe, czyli co?
Dokumenty księgowe to m.in.: sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe, dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne. To właśnie nad nim trzeba sprawować szczególną pieczę i przechowywać je przez odpowiedni okres.
Skąd czerpać informacje dotyczące magazynowania dokumentów?
Wszystkie informacje na ten temat znajdziemy w ustawodawstwie. W polskim prawie, o tym jak należy przechowywać dokumenty księgowe oraz jakie obowiązują terminy ich magazynowania mówi Ustawa o rachunkowość, z dnia 29 września 1994 roku z późn. zm. (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591). Szczegółowe informacje w tym temacie znajdziemy w rozdziale 8.
Magazynowane dane powinny być przechowywane w taki sposób, aby zapobiec wszelkim zniszczeniom i uszkodzeniom. Muszą być chronione przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem oraz przed bezprawnym wprowadzeniem do nich zmian. Nienaruszalność danych powinna zostać zachowana. Ponadto dostęp do nich podczas kontroli winien być stosunkowo łatwy. Archiwizacja dokumentów księgowych powinna być efektywna i zoptymalizowana. Chcąc prowadzić ją w ten sposób dobrze jest skorzystać z pudeł i teczek archiwizacyjnych oraz odpowiednio zagospodarować pomieszczenie, w którym dokumenty będą magazynowane. Jeśli w siedzibie przedsiębiorstwa nie mamy takich możliwości, to możemy skorzystać z usług firm zajmujących się przechowywaniem i zarządzaniem dokumentacją. Przykładowo: przechowywanie dokumentacji pracowniczej, czy jakiekolwiek inne zadania związane z archiwizacją, można powierzyć firmie SYSTEM, która zajmuje się tym profesjonalnie.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Zgodnie z art. 74 wyżej wymienionej ustawy dokumenty księgowe przechowuje się nie krócej niż przez okres:
- sprawozdania finansowe- przechowywanie trwałe;
- dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe- 5 lat;
- dokumenty dotyczące przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości- okres nie krótszy niż 5 lat od utraty ich ważności;
- dowody księgowe związane z wpływami ze sprzedaży detalicznej- do dnia uwierzytelnienia sprawozdania za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
- karty wynagrodzeń pracowników- nie krócej niż 5 lat z uwzględnieniem okresu wymaganego dostępu do nich wskazanego w przepisach emerytalnych, rentowych oraz podatkowych;
- dokumentacja związana z reklamacją i rękojmią- 1 rok po rozliczeniu reklamacji lub po upływie terminu rękojmi;
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, kredytów, pożyczek , a także umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu
cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym- przez 5 lat
od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje,
transakcje i postępowanie zostały definitywnie zakończone, rozliczone, spłacone
bądź przedawnione;
- inne dokumenty i dowody księgowe- 5 lat.
Najnowsze komentarze