Wykwalifikowany asystent to osoba, która skutecznie wspomaga pracę menadżera wyższego szczebla, dbając o jego kalendarz, planując służbowe podróże i redukując ilość zbędnych obowiązków. Kompetentny i doświadczony asystent może znacząco podnieść efektywność pracy swojego przełożonego, a tym samym zwiększyć zyski całej firmy. Dlaczego zatrudnianie asystentów jest opłacalne?
Jakie kompetencje posiada dobry asystent?
Dawno już minęły czasy, kiedy stanowisko asystenta utożsamiano z pracą sekretarki odbierającej telefony oraz dbającej o prawidłowy obieg korespondencji i dokumentów w firmie. Dynamiczny rozwój korporacyjnego modelu przedsiębiorstw oraz wzrost znaczenia menadżerów średniego i wyższego szczebla sprawiły, że zakres obowiązków asystenta uległ znacznemu poszerzeniu. Wzrosła także jego rola w przedsiębiorstwie. Obecnie osoba zajmująca to stanowisko musi charakteryzować się wieloma kompetencjami: znajomością języków obcych (nie tylko języka angielskiego, ale również tych mniej popularnych), wysoko rozwiniętymi zdolnościami interpersonalnymi i tzw. umiejętnościami miękkimi (asertywność, empatia, odporność na stres). Niezwykle istotne jest także przygotowanie merytoryczne, które ma duże znaczenie np. podczas tworzenia prezentacji czy tłumaczenia dokumentów z języków obcych.
Podniesienie efektywności pracy menadżera
Jednak w jaki sposób kwalifikacje i przygotowanie merytoryczne mogą podnieść rentowność całej firmy i sprawić, że zatrudnienie dobrego asystenta zwróci się z nawiązką? Pamiętać należy, że wykwalifikowany asystent znacząco odciąża menadżera wyższego szczebla, przejmując część jego obowiązków: planując spotkania, układając harmonogramy podróży służbowych, a także wykonując czynności, które mogą niepotrzebnie dekoncentrować menadżera (rezerwowanie hotelu czy biletów lotniczych, selekcja korespondencji przychodzącej na skrzynkę e-mail). Żeby inwestycja w zatrudnienie asystenta przyniosła zysk, osoba zajmująca to stanowisko musi przyczynić się do podniesienia efektywności pracy swojego przełożonego, a także zaoszczędzenia mu czasu, który przeznaczy na inne obowiązki. To jednak nie wszystko – dzięki asystentowi menadżer jest po prostu lepiej przygotowany do pracy i nie musi skupiać się na mniej istotnych zadaniach. To bardzo ważne w przypadku nowo przyjętych zarządców: asystenci pomagają im zaaklimatyzować się w nowym środowisku i zapoznać z modelem funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Inwestycja w asystenta
Korzyści wynikające z zatrudnienia wykwalifikowanego asystenta należy oceniać w długoterminowym kontekście. Pozorny wydatek związany z wypłacaniem pensji dodatkowemu pracownikowi jest tak naprawdę inwestycją w świetnie zorganizowanego członka zespołu, który doskonale zna specyfikę firmy, jest w stanie skutecznie zdjąć z barków menadżera nadmiar obowiązków i w związku z tym podnieść jego produktywność. Jednak aby inwestycja w asystenta miała szansę się zwrócić, należy pamiętać o kilku czynnikach, które determinują współpracę pomiędzy asystentem a jego przełożonym. Ze strony menadżera musi to być umiejętność selekcjonowania i delegowania zadań, które powierza swojemu podwładnemu. Ze strony asystenta – otwartość na nowe wyzwania, samodzielność oraz zdolność przewidywania. Połączenie tych cech sprawia, że zatrudnienie wykwalifikowanego asystenta przełoży się na sprawniejsze funkcjonowanie całej firmy.
Materiał opracowany we współpracy z Injob.com .
Najnowsze komentarze