Na podstawie dokonanej oceny zamawiający wybiera ofertę, która jest dla niego najkorzystniejsza. W tym zakresie powinien kierować się kryteriami oceny ofert, które są wskazane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jednym z najbardziej istotnych kryteriów jest oczywiście cena, ale zamawiający powinien pod uwagę brać również inne kryteria pomocnicze, które mają charakter przedmiotowy. Dobór kryteriów oceny ofert zależy przede wszystkim od specyfiki przedmiotu zamówienia, potrzeb zamawiającego oraz poziomu realizacji danych polityk zamówieniowych.

Jakie są najczęstsze kryteria oceny ofert?

Cena stanowi kryterium, które zazwyczaj zawsze jest brane pod uwagę podczas wyboru danej oferty. Oprócz tego istnieją jeszcze pewne kryteria pomocnicze, do których zalicza się przede wszystkim: jakość, parametry techniczne, funkcjonalność, serwis, stosowanie technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, warunki płatności, termin wykonania zamówienia, okres i warunki gwarancji, czy też koszty eksploatacji. Przetargi charakteryzują się w dużej mierze tym, że kryteria oceny ofert nie mogą wiązać się z właściwościami wykonawcy, a więc z jego wiarygodnością finansową, ekonomiczną, czy techniczną. Powinien charakteryzować je obiektywizm oraz przeliczalność na punkty.

Oferta najkorzystniejsza, czyli jaka?

Najkorzystniejsza oferta to taka, która przedstawia najlepszy bilans ceny lub kosztu oraz innych kryteriów, które dotyczą przedmiotu zamówienia – obejmuje to w szczególnie zamówienia publiczne, które realizowane są w zakresie działalności twórczej lub naukowej. Jest to wówczas istotne przede wszystkim z uwagi na fakt, że w przypadku takich działalności przedmiot zamówienia nie można z góry opisać jednoznacznie oraz wyczerpująco. Za najkorzystniejszą ofertę może zostać uznana również ta, która posiada najniższą cenę lub koszt, w przypadku kiedy jedyne kryterium oceny ofert stanowi właśnie cena lub koszt.

Jak wygląda mechanizm wyboru najkorzystniejszej oferty?

W praktyce może dojść do sytuacji, że dwie lub więcej ofert będzie przedstawiać taki sam bilans ceny oraz innych kryteriów oceny ofert. W takim przypadku zamówienia publiczne charakteryzują się tym, że wybierana jest oferta z niższą ceną. Jeszcze bardziej skomplikowana sytuacja następuje wówczas, kiedy wybór najkorzystniejszej oferty jest niemożliwy ze względu na to, iż złożono oferty o takiej samej cenie, a jedyne kryterium oceny ofert stanowiła właśnie cena. Zgodnie z zapisem w Prawie zamówień publicznych, zamawiający powinien wówczas wezwać wykonawców, którzy złożyli takie same oferty i zaproponować im złożenie ofert dodatkowych.

Warto szczególnie podkreślić, że Prawo zamówień publicznych przewiduje także dodatkowy mechanizm wyboru ofert, jakim jest aukcja elektroniczna, która stanowi swego rodzaju “dogrywkę”. Aukcja ta pomaga w wyborze najbardziej korzystnej oferty już po dokonaniu oceny wcześniej złożonych ofert. Dzięki temu zamawiający ma możliwość uzyskania optymalnych warunków finansowych zamówienia. W związku z tym, że wykonawcy mają dostęp do informacji związanych z ofertami złożonymi przez swoich konkurentów, mogą w dalszym kroku obniżać zaproponowaną wcześniej cenę.

To z kolei rodzi pewne ryzyko zachęcania do nadmiernego obniżania cen, co może następnie skutkować zakazem wykonania zamówienia. Aukcję elektroniczną można stosować w postępowaniach, które realizowane są jako przetargi ograniczone, nieograniczone lub negocjacje z ogłoszeniem zgodnie z art. 55 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych. Wykonawcy, którzy chcą wziąć udział w takiej aukcji elektronicznej, muszą mieć możliwość posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym, który jest weryfikowany za pomocą ważnego certyfikatu. Ważne jest, aby aukcja została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu publicznym.